سياسة إدارة الإبلاغ عن المخالفات
1. الهدف والنطاق
تهدف سياسة إدارة الإبلاغ عن المخالفات إلى وضع إطار آمن وموثوق للإبلاغ عن أي مخاوف تتعلق بسوء السلوك، أو خرق سياسات الشركة، أو السلوك غير الأخلاقي، أو أي انتهاكات للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
تهدف هذه السياسة إلى حماية مصالح شركة ريسوت للإسمنت ش.م.ع.ع (الشركة) وموظفيها وأصحاب المصلحة والمجتمع بشكل عام، من خلال ضمان التعامل الجاد مع جميع البلاغات، والتحقيق فيها بشكل شامل، ومعالجتها بالأسلوب المناسب.
تنطبق هذه السياسة على جميع أعضاء مجلس الإدارة، والإدارة التنفيذية، والموظفين، والمقاولين، والموردين، والبائعين، وغيرهم من أصحاب العلاقة الخارجيين، وذلك بالقدر الذي تسمح به القوانين المعمول بها والترتيبات التعاقدية ذات الصلة مع الشركة.
وتشمل هذه السياسة الإبلاغ عن أي اشتباه بوقوع مخالفات داخل عمليات الشركة، أو أي أفعال قد تضر بسمعة الشركة أو أصولها أو أصحاب مصلحتها.
ومن خلال وضع إجراءات واضحة ووسائل حماية، تضمن السياسة تمكين الجميع من تقديم البلاغات دون الخوف من أي شكل من أشكال الانتقام أو التمييز أو المضايقة.
2. بيان السياسة
- تلتزم الشركة بأعلى معايير النزاهة والسلوك الأخلاقي والمساءلة والحوكمة المؤسسية الرشيدة. وتشجع الشركة ثقافة تُمكّن الموظفين والمقاولين والموردين وأصحاب المصلحة من الإبلاغ عن أي مخالفات بثقة ودون الخوف من أي انتقام.توفر هذه السياسة آلية سرية وآمنة للإبلاغ عن أي مخالفات مشتبه بها، بما في ذلك انتهاك القوانين أو السياسات أو السلوك غير الأخلاقي أو أي أعمال قد تضر بالشركة أو العاملين فيها.
- توفر هذه السياسة آلية سرية وآمنة وشفافة للإبلاغ عن أي شبهات تتعلق بسوء السلوك، أو انتهاك القوانين أو اللوائح، أو مخالفة سياسات الشركة، أو السلوك غير الأخلاقي، أو أي نشاط قد يلحق الضرر بالشركة أو موظفيها أو مساهميها أو أصحاب المصلحة.
- تحظر الشركة بشكل صارم أي شكل من أشكال الانتقام أو التمييز أو المضايقة أو اتخاذ إجراءات سلبية ضد أي شخص يقوم بالإبلاغ عن المخاوف بحسن نية. وسيتم التعامل مع جميع البلاغات بسرية تامة وحيادية ومهنية. وتلتزم الشركة بضمان تقييم كل بلاغ فورًا والتحقيق فيه بعدالة ومعالجته بالشكل المناسب.
- تتحمل دائرة التدقيق الداخلي مسؤولية الإشراف على سياسة الإبلاغ عن المخالفات، بما في ذلك استلام البلاغات والملاحظات، والبدء في التحقيقات أو تنفيذها أو الإشراف عليها، والاحتفاظ بالسجلات، وإعداد التقارير النهائية للتحقيق. كما تتحمل الإدارة مسؤولية اتخاذ الإجراءات التصحيحية أو التأديبية بناءً على نتائج التحقيق.
- تعكس هذه السياسة التزام الشركة بالشفافية والمساءلة وتعزيز إطار الحوكمة والامتثال بشكل مستمر. ويُتوقع من جميع الموظفين وأصحاب المصلحة التعاون الكامل مع أحكام هذه السياسة.
- يتم تطبيق هذه السياسة وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها في سلطنة عمان. وعند الحاجة، ستضمن الشركة التوافق مع متطلبات العمل والجنائي وحماية البيانات ومكافحة غسل الأموال ومتطلبات الحوكمة المؤسسية السارية من وقت لآخر.
- سيتم نشر هذه السياسة على الموقع الإلكتروني للشركة لضمان الشفافية وتوفير قنوات إبلاغ يسهل الوصول إليها للموظفين والمقاولين والموردين وأصحاب العلاقة الخارجيين.
3. مسؤولية الإبلاغ
تهدف سياسة الإبلاغ عن المخالفات إلى تشجيع وتمكين الموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين على تقديم البلاغات الجادة داخليًا، بحيث تتمكن الشركة من معالجة السلوكيات والإجراءات غير الملائمة وتصحيحها.
ومن واجب جميع أعضاء مجلس الإدارة، والإدارة التنفيذية، والموظفين، والمقاولين، والموردين، والمتطوعين الإبلاغ عن أي مخاوف تتعلق بانتهاكات سياسة أخلاقيات الشركة أو الاشتباه في انتهاك القوانين أو اللوائح ذات الصلة بعمليات الشركة.
4. عدم الانتقام
يُعد منافيًا لأخلاقيات الشركة أن يقوم أي شخص بالانتقام ضد أي موظف أو أي من أصحاب المصلحة الآخرين الذين يقومون بحسن نية بتقديم بلاغ عن انتهاك سياسة الأخلاقيات، أو انتهاك محتمل للقوانين، مثل الشكوى من التمييز، أو الاحتيال المشتبه به، أو أي انتهاك محتمل لأي لوائح تحكم عمليات الشركة.
وأي شخص يقوم بالانتقام ضد من قام بالإبلاغ بحسن نية سيكون عرضة لإجراءات تأديبية، والتي قد تصل إلى اتخاذ عقوبات وفقًا للقوانين واللوائح ذات الصلة.
5. إجراءات حماية المبلغين عن المخالفات
تهدف حماية المبلغين عن المخالفات بموجب هذه السياسة إلى منع الانتقام نتيجة تقديم البلاغات بحسن نية. ولا تحد هذه الحماية من قدرة الشركة على اتخاذ إجراءات قانونية وعادلة تتعلق بالتوظيف لأسباب غير مرتبطة بالبلاغ، شريطة أن تستند هذه الإجراءات إلى أسس موضوعية وألا تكون انتقامية بطبيعتها.
ويمكن تطبيق التدابير التالية لحماية المبلغ عن المخالفات حسب كل حالة:
- الحماية من الفصل، أو تخفيض الدرجة الوظيفية، أو النقل، أو خفض الرواتب.
- الحماية من التهديدات، أو المضايقة، أو التنمر.
- حماية الهوية.
- إمكانية طلب تغييرات مؤقتة في بيئة العمل.
- الحماية حتى إذا لم يثبت صحة البلاغ، شريطة أن يكون مقدمًا بحسن نية.
6. قنوات الإبلاغ
توفر الشركة عدة قنوات آمنة وسرية للإبلاغ عن المخاوف، ومتاحة لجميع الموظفين والمقاولين وأصحاب المصلحة الخارجيين. وتضمن هذه القنوات استلام البلاغات في الوقت المناسب، وحماية المعلومات، والوصول المباشر إلى دائرة التدقيق الداخلي.
يمكن تقديم البلاغات من خلال القنوات التالية:
- موقع RCC الإلكتروني: رابط الإبلاغ عن المخالفات
- البريد الإلكتروني: whistleblower@raysutcement.com.om
- خط الهاتف المخصص: +968 24903319
- الخط الساخن للهواتف المحمولة: +968 91992502
- الإبلاغ المباشر إلى أي موظف في دائرة التدقيق الداخلي.
7. متطلبات تقديم البلاغ
يجب أن تتضمن البلاغات معلومات وأدلة كافية تمكّن من إجراء تحقيق مناسب. ويصبح هذا الأمر بالغ الأهمية خصوصًا في حالة البلاغات المجهولة المصدر، حيث قد لا يتمكن المحقق من الحصول على أي توضيحات إضافية من المُبلغ.
ويُفضل بأن تتضمن البلاغات، قدر الإمكان، المعلومات التالية:
- تاريخ/تواريخ الحادثة/الحوادث.
- هوية الأفراد والشهود المشاركين، إن وجدوا.
- وصف الإجراءات أو الإغفالات المحددة التي تشكل الحادثة.
- شرح لكيفية اكتشاف المبلغ للحادثة.
- أي خطوات تم اتخاذها من قبل المبلغ حتى تاريخه فيما يتعلق بالحادثة.
- أي مواد أو مستندات أو أدلة ذات صلة لدعم البلاغ.
8. الإبلاغ المجهول
تدعم الشركة بشكل كامل الإبلاغ المجهول، ولا تشترط على المبلغين الإفصاح عن هويتهم. وسيتم التعامل مع البلاغات المجهولة بنفس الحرص والسرية والجدية التي يُعامل بها البلاغات الغير مجهولة.
ولا تسعى الشركة إلى كشف هوية المبلغين المجهولين، إلا في الحالات التي يقتضيها القانون المعمول به، أو السلطات التنظيمية، أو بأمر من المحكمة.
9. التصرف بحسن النية
من المتوقع أن يتصرف الأفراد الذين يقدمون بلاغًا بموجب هذه السياسة بحسن نية، وأن يقدموا المعلومات التي يعتقدون صحتها في وقت الإبلاغ. وتقر الشركة بأن المبلغ قد لا يكون لديه دليل كامل، إلا أنه يجب ألا يتم تقديم البلاغات أبدًا بنية خبيثة، أو بتجاهل متهور للحقائق، أو بهدف إلحاق الضرر بالآخرين.
وأي بلاغ يُثبت أنه كاذب عمدًا، أو مفبرك، أو مقدم بنية خبيثة، قد يُعامل كجريمة تأديبية خطيرة، ويخضع للإجراءات المناسبة وفقًا سياسة الأخلاقيات للشركة. ولا تهدف هذه المادة إلى تثبيط البلاغات الصادقة المقدمة بحسن نية، حتى إذا لم يثبت التحقيق صحة المخالفة المبلغ عنها.
10. الــســـــريــة
يجب أن تظل أي حادثة يتم الإبلاغ عنها بموجب هذه السياسة سرية، ولا يجوز الإفصاح عنها إلا حسب الحاجة، وبما يتوافق مع متطلبات إجراء التحقيق واتخاذ القرار المطلوب.
وتحظر الشركة أي إفصاح غير مصرح به أو أي محاولة لكشف هوية المبلغ المجهول. وأي خرق للسرية قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية.
11. حماية البيانات الشخصية
يجب التعامل مع جميع البيانات الشخصية التي يتم جمعها أو معالجتها بموجب هذه السياسة بحذر وسرية مناسبين. وستقوم الشركة بمعالجة هذه البيانات بطريقة آمنة ووفقًا لمتطلبات حماية البيانات الشخصية المعمول بها، مع ضمان تقييد الوصول بها على الأشخاص المخولين، والاحتفاظ بها فقط لأغراض مشروعة.
12. القضايا التي يمكن رفعها بموجب هذه السياسة
- أي تمييز ضد موظف، سواء بسبب الدين، أو العرق، أو الطائفة، أو الجنس، أو إساءة معاملة الزملاء
- أي حادث يتعلق بالاحتيال، أو السرقة، أو الاختلاس، أو الرشوة، أو تضارب المصالح، أو أي شكوك في ذلك.
- أي اشتباه في التنمر، أو الترهيب، أو المضايقة ضد موظف.
- أي إساءة استخدام للسلطة أو انتهاك للسياسات والإجراءات الداخلية، وأي مساعدة في التواطؤ بذلك.
- أي تقارير مالية احتيالية – إدارة الأرباح، المبالغة في تقييم الأصول، التقليل من الالتزامات، بما في ذلك التمثيل الكاذب لأي مؤشرات أداء.
- أي إجراء قد يضر بسلامة بيانات الشركة وسجلاتها وأنظمتها و/أو معلوماتها السرية.
- إفشاء المعلومات المتعلقة بالتعاملات بين الشركة وأطراف ثالثة، مثل العملاء، أو المقاولين، أو الوكلاء، أو السلطات.
- أي أفعال قد تضر بمصالح الشركة أو تؤثر عليها بشكل سلبي.
- أي إجراء قد يؤثر سلبًا على سمعة الشركة أو يسيء إليها.
- ممارسات غير آمنة، أو خرق لقواعد الصحة والسلامة والبيئة (HSSE)، أو الإضرار بالبيئة، أو إخفاء الحوادث، أو عدم الالتزام بالمتطلبات القانونية و/أو متطلبات الصحة والسلامة والبيئة.
- أي انتهاك للقوانين، أو اللوائح، أو الرخص، أو التصاريح، أو الالتزامات الإبلاغية المطبقة على الشركة.
- أي انتقام، أو تهديد، أو معاملة سلبية، أو محاولة انتقام ضد شخص قام برفع المخاوف بحسن نية.
13. القضايا التي لا يمكن رفعها بموجب هذه السياسة
- الشكاوى الشخصية مع الموظفين الآخرين.
- النزاعات أو الخلافات بين الموظفين ذات الطابع الشخصي.
- المخاوف المتعلقة بالصراعات الشخصية أو مشاكل التواصل مع الزملاء.
- الشكاوى المتعلقة بأسلوب الإدارة أو النهج الإشرافي دون أن تتضمن انتهاك السياسات.
- الشكاوى المتعلقة بتوزيع العمل أو الشعور بعدم العدالة في توزيع المهام.
- القضايا المتعلقة بظروف العمل التي لا تنتهك القوانين أو سياسات الشركة.
- المخاوف المتعلقة بتقييم الأداء أو الملاحظات التي يقدمها المديرون.
- الشكاوى المتعلقة بالراتب أو الأجور أو المزايا التي لا تتضمن انتهاكًا للقانون أو سياسات الشركة.
- الخلافات بشأن الموافقات على الإجازات أو العطل، ما لم يكن هناك انتهاك للقانون أو السياسة.
- المخاوف غير المتعلقة بالسياسات بشأن ساعات العمل أو أنماط الورديات.
14. تصعيد القضايا الجنائية
عندما يكشف التحقيق عن قضايا قد تشكل جريمة جنائية، يجوز للشركة إحالة هذه القضايا إلى السلطات المختصة وفقًا للالتزامات القانونية والتنظيمية المعمول بها.
تهدف هذه الأحكام إلى دعم الشفافية والعدالة والمساءلة، مع ضمان تنفيذ هذه السياسة بطريقة عملية ومتوافقة مع القوانين.
